Voordat de opvang en begeleiding van een kind plaats vind binnen Sarafina, volgt er altijd eerst een intake – gesprek met de desbetreffende leidster van de groep waar het kindje geplaatst zal worden. Sarafina handhaaft hiervoor meerdere beleidsformulieren; die toegevoegd worden in het kinddossier.

De wensen en behoeften van de ouder(s)/ verzorgers van het kind spelen hierbij een belangrijke rol. Ondanks goede informatie vooraf, afspraken over wensen, behoeften en regels kunnen zaken anders lopen dan dat ouder(s)/ verzorgers willen en of verwachten. Sarafina Kinderopvang wilt in deze situaties onderling overleg plegen met de ouder(s)/ verzorgers om de ontstane situatie zo optimaal mogelijk op te lossen. De mening van de ouder(s)/verzorgers over de dienstverlening van Sarafina staat hierin centraal.

Sarafina kinderopvang heeft een interne klachtenprocedure voor het omgaan met klachten; de klachtenprocedure van de oudercommissie zij is aangesloten bij het Klachtenkamer Oudercommissie Kinderopvang . Daarnaast is Sarafina kinderopvang aangesloten bij de stichting Klachtencommissie Kinderopvang (sKK) en houdt zij jaarlijks Klant tevredenheid onderzoeken.